Si tienes un negocio propio o formas parte de la junta directiva de una compañía, es muy probable que diariamente tengas que tomar decisiones sobre qué estrategia de negocio seguir, a cuál darle prioridad sobre la otra o por qué no probar alguna tendencia del momento.

Para evitar el fracaso de tus planes de crecimiento y optimización de procesos lo que tienes que hacer es minimizar los errores, y eso lo haces precisamente con Business Intelligence o B.I, por sus siglas en inglés. 

El concepto no es nuevo ya que tuvo sus inicios a finales de la década de los 50, sin embargo, algunos profesionales consideran que simplemente es el nuevo término para conocer al almacenamiento de datos y realización de informes. Una creencia que descartarás luego de leer el siguiente artículo.

Empecemos por el principio, ¿qué es la Inteligencia de Negocios (B.I)? 

Howard Dresden - analista de Gartner, una compañía tecnológica de investigación - definió en al término como:

“Conceptos y métodos para mejorar las decisiones de negocio mediante el uso de sistemas de soporte basados en hechos”. Fuente: gestiopolis.com.

La idea se ha transformado con el tiempo, y la definición más acertada nos la presenta Scott Whigham - instructor de LearnItFirst con años de experiencia en SQL Server (sistemas de manejo de bases de datos) - quién explica en un vídeo:

“BI es poner la información correcta en manos de las personas adecuadas en un formato que les permite comprender los datos rápidamente”. Fuente: LearItFirst.

¿Qué haces con la Inteligencia de Negocios?

Podríamos resumir la utilidad del B.I en tres factores que son, (1) la gestión del rendimiento general y específico de las actividades comerciales que tu empresa realiza, (2) la facilidad del proceso de análisis de datos y (3) creación de modelos predictivos, es decir, planes para anticipar los movimientos del mercado y comportamiento de clientes y proveedores en base de conductas pasadas.

Dos (2) ejemplos para comprender cómo se usa el B.I:

1. Un restaurante tiene como objetivo aumentar las ventas e incrementar la rotación de los productos en almacén, al mismo tiempo que facilitar los procesos de compra y mise en place (producción). Esto lo puede lograr reduciendo los platillos en su carta, pero ¿cuáles platos quitar y cuáles dejar?

Se puede aplicar los conocimientos de la Ingeniería de Menú, clasificando los platillos actuales como Estrellas, Caballos, Rompecabezas y Perros. De acuerdo con su popularidad y rentabilidad se escogen cuáles seguirán en el nuevo rediseño de menú y cuáles no.

Para saber más sobre Ingeniería de Menú, ingresa AQUÍ.

2. En una empresa de calzado, el vicepresidente del Departamento de Ventas descubre que en comparación con años anteriores en el mes de noviembre hubo una gran disminución en ventas de zapatillas deportivas en su filial en Panamá.

Al conversar con el gerente de ventas de la sucursal panameña, conocemos que la disminución de ventas del mes anterior ha sido compensada con un aumento sustancial en lo que va del mes de diciembre.

La gerente de mercadeo destaca que la razón fue que hubo un recorte de presupuesto en el mes de noviembre en publicidad masiva de medios, con el objetivo de emitir en diciembre anuncios de T.V de nuevos modelos femeninos para el día de la madre y ofertas en líneas de calzado de años anteriores para las fechas del décimo.

Para ambos ejemplos, fueron necesarios la recopilación de datos, el análisis y la toma de decisiones. La Inteligencia de Negocios es lo que hará que todo este proceso sea más sencillo y rápido.

En otro orden de ideas, y para ampliar un poco más en la utilidad del B.I, tenemos los beneficios de la aplicación de la Inteligencia de Negocios:

• Te ayuda a conocer tu negocio.
• Mejora el proceso de toma de decisiones.
• Hace fácil acceder y compartir la información.
• Te permite el análisis en tiempo real con navegación rápida.
• Te ayuda a identificar pérdidas en el sistema.
• Reduces el riesgo a cuellos de botella (bottleneck).
• Integras el proceso de planificación de presupuesto a una aplicación centralizada.
• Identificas oportunidades de mayor venta o ventas cruzadas.
• Consigues respuestas rápidas a cualquier consulta sobre el negocio.
• Obtienes información valiosa sobre el comportamiento de tus clientes.

Fuente: Young Entrepreneurs Forum

¿Cuáles son las herramientas de la Inteligencia de Negocios? 

• Cuadro de Mando Integral, conocido en inglés como Balanced Scorecard, cuyas funciones son establecer y comunicar de una forma sencilla la estrategia de tu negocio. Se basa en 4 perspectivas (de procesos internos, de finanzas, del cliente, de aprendizaje y crecimiento) con sus propias metas a alcanzar, y la figura central será la visión de tu compañía. 

• Forecasting o Previsión de Ventas, es la estimación de ventas que tendrás en un determinado período. Lo que será una de tus herramientas principales para calcular los recursos que necesitarás para cumplir con la demanda.

• Sistemas de Soporte a la Decisión, son aplicaciones tecnológicas que combinan modelos y datos para facilitar la creación de reportes, informes o simplemente la visualización de tendencias y comportamientos en un negocio.

Las herramientas te ayudan a hacer menos trabajo, ser más productivo y tomar las decisiones correctas.

Pero, ¿la Inteligencia de Negocios no es lo mismo que almacenar datos y crear informes?

La verdad es que… no.

No es lo mismo porque como Whigham nos dice arriba, un detalle muy importante de la Inteligencia de Negocios es que se deben comprender los datos rápidamente.

 Y es que después de todo, de nada sirve tener data si tu equipo no la puede entender o si, en el peor de los casos, ni tú mismo la puedes interpretar.

Fuente: Slide:ology. The Art and Science of Creating Great Presentations.

Por esta razón es que, si quieres aplicar el B.I como tu única estrategia de negocios, la única manera de tener inteligencia de negocios es irte a lo digital, en una herramienta de análisis (analytics).

Conclusión

La Inteligencia de Negocios es la única estrategia que necesitas en tu empresa porque es la pieza central de todas las decisiones que tendrás que tomar en tu compañía.

Es muy cierto que no todos los movimientos del mercado o de la misma economía van a ser previsibles, por muchos datos que puedas almacenar y analizar, pero sí es seguro que con la aplicación del B.I evitarás muchos dolores de cabeza, invertirás mejor tus recursos y tendrás organizado los datos de tus negocios.

Llevar un record de todas las transacciones que hace un negocio puede ser bastante complicado, sobre todo si el objetivo que tienes es transformar los datos sin procesar en información de negocios.