Desde que la industrialización llegó las actividades que componen una empresa se han visto beneficiadas por ella. Conocer cómo la automatización de procesos ayuda al desarrollo de la empresa es una ventaja para empresarios de diferentes índole.

¿En qué consiste la automatización de procesos?

Automatizar los procesos en una empresa no es más que integrar la tecnología de softwares o maquinaria para hacer algunas actividades más rápidas, a un menor costo y aumentado la productividad.

En general, la mayoría de las empresas tienen un modo de trabajo que sigue una línea específica e involucra a personas de diferentes áreas; lo que da como resultado un proceso que puede estar definido formalmente o no. Esto se conoce usualmente como sistema de trabajo y es específico para cada empresa. Cuando la compañía ha alcanzado un nivel de producción muy alto, puede plantearse la necesidad de automatizar el sistema de modo que todo fluya de una manera más rápida.

Ventajas de automatizar procesos

Como se ha descrito arriba, la eficiencia, eficacia y productividad aumentarán, pero el automatizar los procesos en la empresa pueden generar otros beneficios que se deben considerar, entre ellos:

1. Reducción de costos. Los recursos utilizados probablemente se reducirán. Además, los colaboradores podrán utilizar su tiempo para resolver tareas más importantes.

2. Se evitarán errores. Automatizando los procesos se podrá reducir notablemente los errores que se cometen por las personas.

3. Permite trazar mejor el proceso. Al automatizar, se puede revisar en cualquier momento en que parte de la ejecución se encuentra una tarea.

4. Soluciones inmediatas. Los resultados estarán siempre actualizados y se podrán revisar en tiempo real.

5. Mejora la comunicación. De igual forma, se podrán sincronizar de mejor manera diferentes sectores de la empresa, mejorando la comunicación, evitando errores y aumentando la velocidad de procesamiento de datos.

6. Identificación de fallas. También ayuda a localizar las fallas que hay en algún proceso y a mejorarlas de manera más inmediata.

En general, la automatización de procesos ayuda a la empresa a mejorar su competitividad pues permite diseñar, ejecutar, detectar y mejorar el sistema que deja realizar la actividad de la empresa.

¿Cómo automatizar los procesos de mi empresa?

Según la actividad que realice la empresa se determinará qué parte de sus sistemas debe ser automatizado. Para ello es necesario conocer muy bien el sistema, los procesos que toman más tiempo y qué parte de esos procesos pueden ser realizados por personas.

De esta forma, será más sencillo saber exactamente qué se debe adquirir para automatizar el proceso. Algunos de los factores que debemos tener en cuenta son:

• Elegir bien el proveedor de la automatización. Por ejemplo, si será un software lo que se utilizará se debe tener en cuenta que el proveedor de servicio postventa.

• Saber que si algo del sistema falla se puede ver afectada la totalidad de la operación.

• Tener en cuenta que el sistema de automatización puede que solo funcione para un tipo de negocio en específico.

• Considerar que el proceso no tiene que ser 100% automatizado. Puede ser que parte del proceso necesite ser hecho por personas y se debe identificar exactamente qué partes.

¿Dónde se pueden automatizar procesos en la empresa?

A continuación, te presentamos algunos rubros dentro de la empresa donde se pueden automatizar procesos, asegurando eficacia.

Redes sociales

Es bien sabido que hoy día las redes sociales son la herramienta de publicidad más funcional y económica a utilizarse. Las diferentes redes tienen opciones que permiten automatizar los procesos de publicaciones, programándolas de antemano y hasta dejando contestar de manera automática, así como sincronizar datos.

Además, se puede revisar estadísticas de alcance, lo cual permite una mejor y rápida comparación contra ventas que a su vez permite mejorar estrategias de mercadeo para productos o actividades.

Tip: No automatices respuestas al menos que sea para informar que no estás atendiendo.

Marketing digital

Algunas estrategias de mercadeo pueden ser automatizadas para convertir clientes potenciales en clientes fidelizados y aumenta la tasa de retorno de inversión de la empresa.

Entre las herramientas que se automatizando dentro del marketing son:

• Email marketing

• Tracking de visitantes (a redes sociales y sitio web)

• Valoración de leads

• Creación de workflows automatizados.

Tip: En muchos casos es más sencillo dejar que una empresa se encargue del marketing de tu empresa. Un proveedor tendrá la estrategia adecuada y te asegurará resultados.

Contabilidad

La automatización de contabilidad se da a través de softwares, estos son tan buenos que son ilimitados y se podría hasta llevar la contabilidad personal en ellos.

Esta permite saber exactamente qué está pasando con la contabilidad de la empresa, además estos programas que ayudan a la automatización tienen una interfaz fácil de usar. Además, proporcionan copias de seguridad que protegerán la información en caso de pérdidas de equipos.

Tip: Aunque los softwares son sumamente sencillos de usar, de nada sirve si no sabes interpretar los datos de manera adecuada. Empresas que se dedican a llevar la contabilidad se especializan en la interpretación correcta de la data y optar por una asesoría que complemente el uso del programa es excelente opción.

En definitiva, la automatización de los procesos en las empresas es una excelente manera de ahorrar algo de dinero al tiempo que se acelera la logística de ejecución del mismo. De ese modo, la rentabilidad de la empresa aumentará.