Los primeros 5 años de operación de tu negocio son decisivos, estos van a marcar la pauta para el resto de su historia y podrán hacerte evitar caer como el 50% de las compañías que cierran dentro de este período de tiempo.

Para que las repercusiones de todas las decisiones que tomes hoy sean positivas debes evitar cometer una serie de faltas comunes en la administración de las finanzas de la compañía.

A continuación, te compartimos cuáles son estos errores separándolos en categorías de acuerdo con cada pilar de la administración: planificación, organización, dirección y control.

1. PLANIFICACIÓN

Hacer cumplir el Plan de Negocios que creamos cuando establecimos nuestro negocio si bien es importante, lo realmente vital es actualizarlo con cada experiencia, nuevos precedentes, etapa de la compañía y situación económica de esta y el país donde se desarrolla el proyecto.

Antes de hacer gastos agresivos en el instante que has conseguido el financiamiento del banco o al conseguir un nuevo cliente encuentra la forma de eliminar las deudas ya adquiridas en lugar de incrementarlas.

Pronóstico y presupuesto deben convertirse en tus palabras favoritas cuando administras tu propio negocio, saber cuánto estimas vender y conocer el presupuesto de gastos es lo que marca el mapa de ruta para dirigirlo.

En esta planificación siempre mantén el enfoque en ampliar tu portafolio de clientes o productos, que es la única manera de hacer crecer tu compañía, evitando tener dependencia mayoritaria a un cliente en específico.

Tal vez no creas que estés en esta situación ya que existen varias formas en las que puedes estar dependiendo de un solo cliente, pero con mantenerte alerta  es suficiente para evitar errores de precio con un margen entre ganancias y gastos de operación demasiado delgado, errores de falsa seguridad – si el cliente decide cancelar o no renovar el contrato quedas perdido –, etc.

2. ORGANIZACIÓN

“Existe una gran diferencia entre tener ganancias y casi tenerlas. Hasta que los ingresos estén en tu cuenta bancaria, no los tienes”. Brian Hamilton – Cofundador y presidente de Sageworks

A medida que el tiempo transcurre y tu negocio va creciendo, reclutar más personas para integrarse a tu equipo de trabajo es natural. Sin embargo, esto solo deberías hacerlo cuando en efecto tengas más clientes o ingresos con los que respaldar los gastos de planilla, capacitación, contratación, entre otro

Evita realizar contrataciones anticipando los ingresos, ya que es preferible redoblar esfuerzos en el equipo ya presente mientras igresan nuevos talentos antes que contratarlos y que los clientes potenciales cambien de parecer dejándote con la responsabilidad de responder por tus colaboradores.

3. DIRECCIÓN

Ya sea que se esté hablando de evaluar una inversión creando un CAPEX o suprimir costos administrativos, aparentemente innecesarios interpretando tus resultados del P&L, por colocar algunos ejemplos, toda decisión importante que debas tomar – sobre todo si amerita movimiento de dinero – tiene que estar respaldada con data actualizada.

No inviertas basándote en experiencias pasadas en lugar de proyecciones o pronósticos, quizás las condiciones ahora sean diferentes.

Mantente atento a socios o proveedores con propuestas de alianzas o ganancias con números absolutos. Hasta en los proyectos con las mejores probabilidades pueden existir amenazas o debilidades, discutir estos con tus aliados estratégicos es de rigor. No solo hablen en porcentajes y aunque se trate de estimaciones hablen de números, sobre todo si es necesaria una inversión monetaria de tu parte, solicita cifras exactas.

Y no asumas compromisos financieros a largo plazo demasiado pronto. Si bien los números empiecen a verse positivos, no realices inversión en equipo, compra de local, alquiler de oficinas más amplias, entre otros; sin saber de dónde saldrá ese dinero, es decir, cómo asumirás las cuotas o gasto.

4. CONTROL

“La contabilidad es el pegamento que vincula el compromiso con los resultados”. Bob Proctor – Autor y conferencista motivacional

Desde los primeros años de desarrollo de tu negocio deberías aprender cierta terminología básica de contabilidad y finanzas, esto hará más sencilla la tarea de llevar el control de los activos, ingresos y egresos, además de facilitarle el análisis de los registros contables.

Evita que tu contador o la empresa terciaria que lleve tus registros de contabilidad y te brinde asesoría financiera esté más interesado en tu negocio que tú mismo(a).

También, informarse de los diferentes tipos de software de contabilidad disponibles en el mercado, escoger el que mejor se adapta a tu negocio y aprenderlo a usar correctamente es esencial.

Adicional, ten cuidado con mezclar los activos personales con los de la empresa, esto además de proyectar una imagen de poco profesionalismo hacia tus clientes – haciéndolo parecer más un hobby que un negocio – puede generar inconsistencias en los balances y reportes.

Ten cuentas por separado, establece y se consistente con tu salario y el de tus socios, si estás contribuyendo o retirando dinero de la cuenta de la empresa, designa cómo será considerado; gasto, préstamo, abono de clientes/proveedores, etc.

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