Durante el primer año de tu negocio, es normal que hayas intentado llevar la contabilidad por tu cuenta a través de plantillas en Word o Excel, sin embargo, esta no es la manera más eficiente de administrar una empresa, ya que demanda demasiado tiempo de tu parte, para el registro y formulación de balances.

Como el tiempo es sinónimo de dinero - y seguramente lo que menos quieres hacer es perderlo, sino ganarlo o invertirlo - debes aprender a ahorrar y emplear tus recursos mientras realizas tus registros contables.

Si bien conocemos que los registros contables son “herramientas para la acumulación permanente, ordenada y sistemática de la información contable”, ¿es posible ahorrar tiempo mientras los hacemos?

La respuesta es un sí rotundo.

 Pero, ¿cómo hacerlo? Es cuestión de pequeñas prácticas y de crear un hábito a través de lo siguiente:

1. Asignando fechas específicas para lidiar con los asuntos financieros de tu empresa.

Olvídate del multitasking cuando estás revisando facturas e ingresando gastos, ya sea dedicándole unos 30 minutos todos los días al caer la tarde o hacerlo semanalmente los fines de semana.

2. Separando las finanzas personales de las finanzas de la empresa.

Que es uno de los errores financieros más comunes cuando se administra un negocio.

No mezclar tus cuentas personales con las de tu negocio - incluso si haces el reembolso de lo que utilices inmediatamente - evitará que tengas que justificar movimientos y tendrás un claro seguimiento de los gastos.

3. Conociendo lo que necesitas almacenar y registrar.

Como facturas de clientes, comprobantes de pago de servicios públicos o recibos de gastos de suministros; y guardarlos todos en un solo lugar, ya sea por categoría, período de tiempo (el mejor método para negocios con muchas transacciones al mes) u orden alfabético.

También puedes sacarle provecho a la tecnología con aplicaciones (App) para escanear tus facturas y subirlas a tu software de contabilidad como Expensify.

4. Utilizando efectivo solo cuando sea extremadamente necesario.

En su lugar utiliza la banca en línea, tu tarjeta de crédito* o débito, para evitar perder la pista de cancelaciones y dejar todo registrado automáticamente en la cuenta empresarial.

Artículo sugerido: Los 7 pecados capitales del manejo de la tarjeta de crédito de tu empresa.

Si el uso de efectivo es necesario, puedes escribir en el comprobante del cajero automático la razón o motivo del retiro, sin olvidar registrarlo más adelante.

5. Invirtiendo en un programa digital de contabilidad.

Lo ideal es que actualices tu forma de controlar el dinero y obligaciones, porque a medida que crece tu negocio, el registro de ingresos y egresos no se verán tan sencillos como al principio, y deberás ocupar tu tiempo en otras responsabilidades (como estrategias de crecimiento, por ejemplo).

Algunas características que, en general, los programas de contabilidad en línea ofrecen, son:

1. Automatizar la planilla, en vez de hacer cheques individuales.
2. Programación de pagos recurrentes, con notificaciones de recordatorio.
3. Generación automática de informes a partir de la información que vayas digitando “en la nube”.
4. Almacenamiento de datos a través de copias de seguridad automáticas.
5. Accesibilidad desde diferentes dispositivos con Internet.
6. Visibilidad de Indicadores de Clave de Rendimiento (KPI’s) en un panel de control.

6. Buscando asesoría financiera

Para tener los números en orden en caso que salga cualquier duda.

Si necesitas asesoramiento legal, ¿a quién acudes? lo más lógico es que sea a un abogado.

Lo mismo ocurre con las finanzas de tu negocio, donde necesitarás dos cosas: asesoría financiera - que te ayudará con tareas como la preparación y presentación de declaraciones tributarias - y de inteligencia de negocios - para monitoreo de indicadores claves y consultoría en las estrategias que tengas en mente.

Manejar con destreza la contabilidad de tu empresa no solo es un deber, sino que es la única manera en que puedes tener un impacto enormemente positivo en tu negocio, al utilizar los resultados de tus informes para tomar decisiones acertadas.

Ahorra tiempo del registro de datos automatizando el proceso para solo dedicarte a crear nuevas y mejores maneras de optimizar el crecimiento de tu empresa.